中国铝业公司是一家正处于跨越式发展中的中央企业。从2001年组建成立到现在，成员单位由12家发展到50多家，资产规模由最初的358亿元增加到3176亿元，相当于再造了5个中国铝业公司。快速发展，变化巨大，带来的挑战是多方面的，其中就包括由于行业、体制等不同的成员单位不断加入，独资、合资等新项目建设带来新的成员单位不断诞生，对公文规范管理带来的冲击。

　　规模扩大，业务倍增，中国铝业公司要做到高效运作、规范运行，其中建立统一规范的公文管理制度和模式势在必行。面对公司总部公文管理人员较少、难以派员逐一指导，所属企业分布全国各地、难以集中统一培训的情况，我们利用公文管理和档案管理具有的天然联系，结合公司快速发展中各个成员企业都在进行的工程项目建设，借助档案专项验收这一有效载体，强制推行公文管理的标准和规范。同时，充分开展针对性培训、指导，建设高素质的公文管理人才队伍；充分发挥核心成员企业在公文和档案管理方面的优势，树立标杆单位，体现中国铝业公司“严、细、实、新、恒、齐”的管理理念。

　　一、制定标准规范，借助档案管理验收强制推行

　　文件是档案的前身，档案是由文件转化积累而来。档案内在质量的高低可以从一个侧面反映该单位公文质量及管理水平的高低。为了使公司的公文管理和档案工作走向制度化、规范化、科学化，我们把制度建设放在首位，先后制定印发了公文处理办法、总部工作制度、综合信息平台运行管理办法、电子公文处理暂行办法、档案管理办法、机要文电管理暂行规定、固定资产投资项目档案验收管理办法等一套较为完整的制度体系。

　　在每一次档案专项验收中，我们都对相关成员企业的公文管理基本制度、档案管理基本制度的建设情况进行检查，特别是对项目建设中公文和档案管理基本制度的执行情况进行检查，充分行使一票否决权，推动公文档案管理工作的规范化建设，形成了中国铝业公司统一的公文管理规范。

　　二、加强培训指导，建设高素质公文管理人才队伍

　　充分利用公司总部档案管理部门到成员企业进行项目档案专项验收的机会，在检查、验收过程中，注意发现成员企业在公文管理中存在的问题及不足，结合实际，有针对性地对公文管理人员进行培训、指导。具体方式有：

　　（一）针对性的个别指导。针对成员企业上报公文中普遍存在的诸如：文种混淆，如请示与报告混用，报告与函混用；多头主送，一文多送，或直送公司领导；公文主旨表述不清，请示和报告事项混杂表达等问题，利用项目验收的机会对企业的公文管理人员进行有针对性的培训，以提高公文的拟稿和审核水平，提高公文质量。

　　（二）随机性的现场指导。在进行档案专项验收中，通过调卷、抽卷、查卷发现问题，随时与企业的档案人员、公文管理人员进行沟通、具体培训指导。

　　（三）地域性的集中指导。利用到某一企业进行档案专项验收的机会，组织该企业所在地区的多个单位进行集中培训。近年来，我们分别组织河南省的７家企业、贵州省的４家企业、山西省的4家企业进行统一的公文培训，并在培训的基础上组织有关专题座谈会，收到良好效果。

　　三、树立标杆样板，促进公文的统一规范管理

　　在公司所属的50余家企业中，有10多家企业建厂有几十年的历史，公文管理基础扎实，档案管理在当地省、市名列前茅。我们充分利用和依托这些核心企业，带动新进入和新建立的企业快速走上公文管理统一规范的道路。一是派出多年从事公文管理的人员进入新建立的企业，高起点、高标准建设公文管理流程；二是派出工作小组到新进入、新建立成员企业进行人员培训，对原有的公文管理流程进行改造；三是广泛进行人员交流，成员企业的公文管理人员到总部公文档案管理部门短期工作；四是召开“公文管理专题培训会”、 “重大建设项目档案管理经验交流会”，对好的做法在公司范围内进行表彰和推广。

　　通过几年的实践，我们体会，将公文管理的统一规范建设与档案专项验收有机结合，是加强公司总部与成员单位公文管理部门工作联系、推行公司统一规范管理的有益尝试，既符合企业实际，又可起到事半功倍的作用。主要体现在：一是增强了针对性。由于进行公文培训的目标企业明确，培训内容更加注重实用性，更加具有针对性，结合档案项目验收中发现的问题进行指导培训，达到了提高公文质量的实际效果。二是增强了操作性。由于项目档案验收具有计划性和时限性的特点，促使公文培训更加具有操作性。并且利用档案专项验收的机会，不用额外指派专人专门下企业进行公文培训，节省了人力、物力和时间。三是增强了主动性。将公文培训与档案专项验收相结合，对企业进行公文培训、指导，从往常的“被动式”服务转为“主动式”服务，并通过座谈互动的方式，实现了互补不足、共同提高。